Более того, использовать такой список можно даже в текстовом редакторе Microsoft Word. В этой статье мы подробно расскажем о том, как правильно сделать выпадающий список разных типов в таблицах.
Что такое выпадающий список и для чего используется
Выпадающий список — это специальный инструмент в составе Excel или Google Таблиц, который позволяет выбирать значение ячейки таблицы из списка, подготовленного заранее. Он хорош в тех случаях, если нужно многократно вводить в ячейки одни и те же данные.
Существует несколько основных типов выпадающих списков.
- Зависимый. Это список, который формируется на основе всего столбца или целого листа с данными. Например, его можно использовать для фамилий сотрудников, статусов задач.
- Независимый. Это список, который «существует» только на конкретном листе документа. Такой список умеет самостоятельно указывать данные, например, должность, артикул товара, тег.
Как сделать выпадающий список с выбором в Excel
В этом разделе мы подробно расскажем о том, как создать выпадающий список в Microsoft Excel. Использовать мы будем только реально работающие способы.
Контекстное меню
Самый простой и доступный каждому способ — использование контекстного меню Excel. Но он требует, чтобы данные в столбце были все заполнены и располагались последовательно. Чтобы воспользоваться выпадающим списком в этом случае, нужно сделать следующее:
сначала заполните все ячейки так, чтобы были вписаны все значения, затем установите курсор на нужную ячейку, щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите «Выбрать из раскрывающегося списка»;
далее выберите нужное значение из списка, который появится в ячейке.
У такого способа есть недостаток: как-то настроить подобный список нельзя. Поэтому большинство пользователей предпочитают более сложный, но гибкий в плане настройки вариант.
Выпадающий список из таблицы
Этот способ сложнее, но считается более правильным. Здесь нужно будет использовать специальную формулу для настройки выпадающего списка. Инструкция в этом случае будет выглядеть так:
выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Главная», выберите «Форматировать как таблицу» и примените любой стиль;
отметьте пункт «Таблица с заголовками» и нажмите «ОК»;
установите курсор на нужную ячейку и во вкладке «Конструктор таблиц» в блоке «Имя таблицы» введите название столбца и нажмите «Enter»;
щелкните по первой ячейке в столбце, перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Проверка данных»;
в графе «Тип данных» выберите «Список», в строке «Источник» введите формулу типа «=ДВССЫЛ (“имя_таблицы”)», где «имя таблицы» — это то название таблицы, которое вы ей только что присвоили, — после этого нажмите «ОК».
После этого список сразу же будет рабочим и все его элементы будут обновляться. К тому же, такой список можно легко настроить в любой момент.
Как создать выпадающий список в Google Таблицах
Google Таблицы — это еще один инструмент для работы с таблицами, как и Microsoft Excel. Причем для работы требуется только браузер и стабильное подключение к интернету. В Google Таблицах тоже можно создавать выпадающие списки.
Диапазон данных
Это самый простой способ настроить выпадающий список в Google Таблицах. Процесс создания во многом напоминает алгоритм, использующийся в Экселе. Инструкция же для Google Таблиц будет выглядеть так:
откройте нужную таблицу, выберите нужный столбец, перейдите в меню «Данные» и выберите «Настроить проверку данных»;
выберите «Добавить правило», затем в блоке «Применить к диапазону» выберите значок с иконкой таблицы, впишите название вашей ячейки и нажмите «ОК»;
заполните ячейки раскрывающегося списка;
в окне проверки данных кликните «Готово»;
теперь списки будут активны и их можно будет полноценно использовать.
Процесс заметно проще, чем настройка списков в Экселе. Но далеко не всем подойдет вариант с диапазоном данных.
Как сделать выпадающий список в Word
В текстовом редакторе Microsoft Word также есть возможность создать выпадающий список при помощи встроенных инструментов. Он может понадобиться в самых разных ситуациях — поэтому вот соответствующая инструкция:
откройте документ в Word, установите курсор в нужное место, перейдите на вкладку «Разработчик» и выберите «Поле со списком (Элемент управления формы)»;
в строке «Элемент списка» следующего окна введите название конкретного элемента, нажмите на кнопку с плюсом ниже, по такому же принципу вставьте все нужные объекты списка, назовите закладку и нажмите «ОК».
Читайте также: Как сделать таблицу в Word
