Мы отвечаем за всю IT-инфраструктуру правительства
Центр региональной цифровой трансформации (ЦРЦТ) Сахалинской области — крупнейшая IT-компания региона со штатом 150 сотрудников. Мы работаем как подведомственная организация Министерства цифрового и технологического развития Сахалинской области и, по сути, нас можно назвать IT-отделом правительства региона.
Зона ответственности ЦРЦТ охватывает всю IT-инфраструктуру правительства, в том числе:
- Информационную безопасность;
- Электронное правительство;
- Ситуационный центр Губернатора;
- «Безопасный город».
- Информационно-телекоммуникационная инфраструктура правительства.
- Центр обработки данных
- Техническую поддержку органов власти.
Еще мы разрабатываем собственное программное обеспечение. Например, местное мобильное приложение «Острова.65», где жители получают доступ к карте сахалинца, читают новости, оплачивают ски-пассы и не только.
И хоть у нас госкомпания, мы практикуем проектное управление
Особенность деятельности правительства в том, что мы работаем по принципам бережливого подхода, который больше ассоциируется с бизнесом, чем с госслужбой.
На эту трансформацию во многом повлиял губернатор Сахалинской области Валерий Игоревич Лимаренко, который пришел из Росатома, где занимал должность топ-менеджера. А еще ранее он проходил обучение у создателей канбан-подхода и принципов бережливого производства — Toyota.
Губернатор перенес принципы корпоративной культуры в правительство, и теперь у нас на Сахалине проходит эксперимент по ее внедрению на госслужбе. Проект получил название «Управление регионом на основе данных».
Кроме обучения, у органов исполнительной власти есть и KPI. Раз в месяц зампреды и министры отчитываются губернатору о своих KPI на стендапах, в духе обея — японских совещаний, на которых руководители обсуждают контрольные точки и риски проектов.
Мы помогли создать специальную систему для совещаний, где наглядно видно результаты чиновника: если KPI выполнили — горит зеленым, если нет — красным. На встречах смотрят именно на «красные» зоны: обсуждают только проблемы и риски, чтобы сразу найти решение.
Почему мы решили работать в таск-трекере
До известных событий мы использовали Trello — там у каждого руководителя были свои доски с задачами, которые никак не пересекались. Но таск-трекер ушел из России и в один день ограничил доступ для всех госаккаунтов в системе. Мы не сразу нашли альтернативу и временно работали без трекера.
Настал момент, когда количество задач и проектов перевалило за то количество, которое можно удерживать все в голове. У меня, как у руководителя учреждения, десятки карточек задач, а у министров и заместителей председателя правительства — сотни, если не тысячи.
Нам нужно было систематизировать весь объем работы, контролировать исполнение и при этом соблюсти все требования по защите информации и персональных данных. Поэтому вопрос поиском и внедрением трекера стоял остро.
При выборе для нас были критичны несколько факторов.
- Российское «происхождение» продукта и нахождение в реестре российского ПО — для госструктуры это принципиально важно.
- Возможность развертывания в on-premise, чтобы защищать ее своими силами и настраивать под себя.
- Ролевые модели и возможность разграничения доступа к задачам.
- Мобильность — задачи прилетают в самый неожиданный момент: на совещаниях, в телефонных звонках, в переписках. Уследить за всеми внезапными поручениями сложно, поэтому хотелось фиксировать их не только за рабочим компьютером, но и удаленно.
По итогу отобрали несколько конкурирующих продуктов. Например, пробовали Битрикс, но он у нас как-то «не взлетел» — система была слишком громоздкая и с избыточным функционалом. Осталось 2 кандидата: Kaiten и YouGile.
Мы провели несколько встреч с представителями обеих систем, сравнивали их возможности, но итоговое решение приняли в какой-то степени эмоционально. В обсуждении был переломный момент, когда мы поняли, что Kaiten лучше закрывает наши потребности.
Точно помню, что нас впечатлила бесплатная версия Kaiten. На тот момент у нее не было ограничений на количество пользователей, поэтому мы могли перевести туда сразу 50 человек — достаточно большая команда для тестирования. В других системах сталкивались с ограничением на количество пользователей, поэтому не могли полноценно оценить пользу системы. Со временем нам стало там тесно — поняли, что не хватает инструментов из платной версии, поэтому вскоре мы купили первый пакет лицензий для серверной версии и начали расширять использование системы.
Как меняли подход
Старт был максимально простой: создали два больших пространства в таск-трекере: Первое было для задач в рамках проекта «Безопасный город», второе — для задач всех остальных проектов.
Постепенно через систему начали проводить все больше процессов. Например, помимо нашего центра, в системе работает полностью Минцифры, подключен Сахалинский университет, НПЦ «Крылья Сахалина», который занимается производством беспилотников.
Количество пространств и досок выросло многократно по сравнению с первоначальными двумя пространствами.
Было удобно выстроить иерархию
Иерархия очень важна для госслужбы. Зампреду не нужно знать, что происходит на низовом уровне в отделах. Мне как руководителю не требуется погружаться в операционные задачи моих заместителей. Таск-трекер позволил выстроить структурность — создать доски для зампредов, министров, руководителей, настроить видимость и контроль на нужном уровне.
Так мы создали кастомные роли пользователей со своими настройками прав. Это упрощает разграничение доступов
Как все это работает. У меня есть личная доска, к которой имеют доступ у моих замов и ведущих руководителей. На этой доске я ставлю задачи, после чего каждый сотрудник забирает их к себе в пространство и разбивает на подзадачи.
Зампред может создать свою доску для каждого министра, которому подчинен. Министр либо ставит задачу, либо связывает ее со своим пространством, либо копирует доску, где все изменения происходят автоматически.
Как руководителю, мне необязательно следить за деталями. Но если понадобится, я всегда могу зайти в карточку, провалиться в подзадачи и посмотреть, на каком этапе они находятся. Такая гибкость позволяет каждому уровню управления видеть ровно то, что ему нужно, и не тонуть в деталях чужих задач.
В карточках отображаются как дочерние, так и родительские задачи. Они кликабельные и упрощают навигацию, особенно если карточки находятся в разных пространствах
Постепенно внедряем новые инструменты
Мы с коллегами долго думали, как правильно организовать пространства и доски — перебирали варианты, добавляли колонки, настраивали структуру. И до сих пор мы находимся в процессе совершенствования.
Сначала думаешь, зачем нужна автоматизация или диаграмма Ганта, а потом открываешь для себя эти возможности и понимаешь, как они упрощают работу.
Например, я добавил на все доски колонку «Риски» и настроил автоматизацию: если до срока исполнения остается два дня и по задаче ничего не происходит, карточка автоматически переезжает в эту колонку. Так я могу отслеживать проблемы на подлете, а не когда уже ничего нельзя сделать.
Цель автоматизации с рисками не в том, чтобы потом наказать кого-то за невыполнение, а в том, чтобы задачу выполнили вовремя. Если не увидеть проблему сейчас, потом она вылезет, когда исправить ситуацию будет невозможно.
Аналитика помогает найти слабые места
Система дает возможность анализировать загрузку сотрудников через отчеты, и для руководителя это очень важный инструмент управления ресурсами. Смотря отчеты, можно увидеть:
- кто загружен, кто недогружен;
- кто работает быстрее и качественнее;
- где возникают узкие места в процессах.
В условиях, когда у нас действует система KPI для каждого сотрудника, такая прозрачность очень полезна.
Проверка досок уже стала для меня своего рода утренним ритуалом. Каждый день я открываю таск-трекер и смотрю свой контур: что мне поставили, какие задачи я поставил, где горят сроки. Если вижу карточку в «Рисках», сразу уточняю статус или меняю план. Такой ритуал дисциплинирует и меня, и команду. Никаких потерянных поручений и «ой, забыли».
Каких результатов получилось достичь:
- Задачи перестали теряться. Автоматизации вытягивают забытые карточки на свет.
- Выросла скорость. Поручения ставятся прямо во время обсуждений, работа стартует сразу.
- Видимость по вертикали. Каждый видит свою зоне ответственности, но может провалиться в детали.
- Понятная загрузка. Отчеты показывают, где нужна помощь.
Сейчас в системе живут наши операционные процессы, поручения руководителей и задачи по ключевым направлениям. Ритм стал предсказуемее, а риски — заметнее раньше срока. И это главное изменение, которое я чувствую как руководитель.
