Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) от VK HR Tek — это сервис, который позволяет перевести в электронный вид любые кадровые процессы, а также подключить личные кабинеты для сотрудников, кадровых специалистов и руководителей.
Анатомия КЭДО: что представляет собой продукт
Инструмент сокращает компаниям время и ресурсы на делопроизводство, а также затраты на логистику. КЭДО охватывает практически все HR-процессы, в том числе подписание трудового договора и формирование листа ознакомления с локальными нормативными актами, все форматы отпусков, индивидуальные или массовые приказы, оформление командировок и другие этапы.
Кроме того, в КЭДО предусмотрена защита от просрочки подписания документов, которая автоматически рассчитывается от даты начала кадрового события, а также система напоминаний, повышающая вероятность своевременного завершения процедуры. Благодаря использованию формата улучшенной электронной подписи, во всех подписанных документах присутствуют метки времени.
КЭДО от VK HR Tek способен ускорить работу с документами, сократить расходы компании на делопроизводство и сэкономить рабочее время сотрудников.
Сервис можно интегрировать с 1С, БОСС-HRM, SAP, «Галактика ERP» и другими учетными системами и другими личными кабинетами. Большое внимание уделяется надежности и безопасности данных: информация хранится одновременно на нескольких серверах, ЦОДы сертифицированы стандартом Tier 3. Все действия пользователей логируются и хранятся бессрочно, используется, защищенное HTTPS-соединение. Продукт проходит регулярные испытания на уязвимости внутренними и приглашенными специалистами, размещен сразу на трех российских сервисах программы Bug Bounty. Сервис входит в реестр российского ПО, также у него есть аттестат соответствия требованиям ФСТЭК.
Идея возникла в VK, когда время работы над одним из продуктов перед командой встала задача упрощения процессов подписания документов в бумажном виде. Стало понятно, что не хватает электронной подписи. Специалисты провели анализ рынка и законодательства и выяснили, что рынок скоро «созреет» к масштабному переходу на использование КЭДО, поэтому было принято решение о разработке нового продукта.
За кулисами разработки КЭДО: от оформления отпусков к многофункциональной системе
Команда предложила HR-подразделению VK протестировать новое решение, которое стало основой системы кадрового электронного документооборота. Внедрение началось с оформления документов на отпуск. Со временем разработчики добавляли новые процессы, исходя из частоты их использования в компании. Успешность работы оценивали по доле заявок, полностью подписанных электронно. Этот показатель давал представление о том, как можно улучшать систему уведомлений и пользовательский путь сотрудников.
Параллельно специалисты HR Tek активно знакомили рынок со своим решением. Команды HR-автоматизации и VK Tech работали в тесной связке, тестируя и улучшая инструмент, а также постепенно увеличивая процент кадровых документов, которые подписываются электронно. Кроме того, HR-менеджеры VK участвовали в UX/UI-тестировании продукта и высказывали предложения по доработкам. Некоторые из их предложений впоследствии стали уникальными возможностями продукта, которыми пользуются в том числе в других компаниях.
Экспансия VK HR Tek от внутреннего продукта к лидеру рынка
В 2022 году команда запустила MVP КЭДО внутри VK и параллельно начала знакомить рынок с продуктом. Специалисты VK Tech активно сотрудничали с коллегами из HR-отделов клиентов, чтобы доработать продукт в соответствии с потребностями бизнеса и объяснить компаниям принцип действия непривычной для кадровых документов на тот момент технологии.
Сейчас ИТ-система представляет собой единое окно для сотрудников, кадровых специалистов и руководителей. В начале 2025 года VK HR Tek занял первое место в рейтинге российских систем КЭДО «РБК Исследования рынков». Были отмечены высокие технологические возможности продукта, надежность и безопасность.
В 2024 году команда VK HR Tek ушла от «чистого КЭДО» и начала трансформировать свой продукт в более обширный сервис самообслуживания сотрудников, разрабатывать дополнительные модули для частых сценариев: планирования графика отпусков, оформления командировок с интеграцией с внешними сервисами, портальный модуль c новостями компании и сообществами по интересам для сотрудников.
Согласно опросу удовлетворенности, 92% пользователей довольны КЭДО VK HR Tek. По мере того, как все больше компаний переходит на цифровые HR-процессы, опыт VK HR Tek показывает: самые успешные продукты рождаются из решения собственных задач с глубоким пониманием потребностей конечных пользователей.
