Проводите только действительно важные совещания и используйте платформу, удобную всем
Собрать на одно совещание одновременно и тех, кто в офисе, и тех, кто на удаленке — только с виду простая задача. В реальности с «удаленщиками» первое время будут возникать проблемы. Потому что у одного проект горит, и он должен ему время уделить, у другого «отвалилась» камера и микрофон (ну что-то одно наверняка). И это не повод закручивать гайки и заставлять человека сдавать по пачке отчетов каждый день — достаточно наладить систему задач, которая учитывает распределенный характер вашей команды.
Часть людей в силу обязанностей может иметь выбор: работать в офисе или из дома. Если человек выбрал удаленку, то он хочет вычеркнуть часть офисной рутины. И не стоит ее навязывать насильно, загоняя людей на совещание для статистики. Нужно честно себе признаться: будучи офисными работниками, все мы нет-нет, да и оказываемся на подобных собраниях.
Тот процент совещаний, что действительно важен, проводите с использованием удобной платформы. Убедитесь, что все получили доступ, настроили микрофон и камеру и смогли подключиться. Один из подходящих вариантов — Microsoft Teams, доступный в составе подписки на Microsoft 365. Там есть и видеоконференции, и чат, и возможность совместной работы над документами. Teams поможет перевести компанию на удаленку максимально безболезненно.
Позаботьтесь о комфорте сотрудников
Будем честны — на период пандемии не все компании организовали работникам рабочие места дома. Потому что бизнесу и без того пришлось тяжело, переезд на «удаленные» рейсы был стремительным и неожиданным, а на первом месте оказался не комфорт, а функциональность — главное, чтобы работало и было хоть как-то безопасно.
После пандемии тем, кто останется на удаленке, нужно обеспечить нормальные условия работы. Мало у кого дома найдется все для создания полноценного рабочего места. Не компьютера в углу, где играешь пару часов после работы, — а рабочего пространства на полноценные восемь часов. Желательно разрешить сотруднику взять аппаратуру/удобный офисный стул/что-то еще. Если человек планирует работать на своем оборудовании, то это дополнительная головная боль вашему отделу безопасности. И, в идеале, нужно платить за амортизацию. Так что передать офисную технику будет даже проще.
Не забывайте про безопасность
COVID-19 не только превратил удаленную работу в тренд, но и сделал удаленных работников заманчивой целью для киберпреступников. Если часть вашей компании будет в режиме home office всегда, то за их безопасностью нужно следить тщательно. В идеале они должны работать на корпоративном оборудовании с четко прописанным регламентом и списком ПО, которое можно использовать в работе. Полезно потренировать сотрудников на фишинговые рассылки: обычные разговоры о том, что нельзя открывать все подряд ссылки и файлы из пришедших писем не всегда работают.
Не стоит просто открывать доступ по RDP или использовать TeamViewer/AmmyAdmin. Такие решения хороши для разовых подключений, но слабо подходят на роль механизма обеспечения постоянного удаленного доступа. Обратите свое внимание на VPN: здесь и удаленный доступ, и защита, и есть сертифицированные отечественные решения с поддержкой (если вам нужно). Бесплатные варианты тоже имеются. Если вам нужен совет по выстраиванию безопасной удаленной работы, то есть практически roadmap от Softline. Ключевые моменты можно подсмотреть там.
Еженедельные отчеты помогут быть в тонусе
Человеку, который всю жизнь работал из офиса, внезапное переключение на удаленный режим работы будет казаться приятным только первые день-два. Потом станет сложно: прокрастинация, постоянное «проспал», рассеянное внимание. Чтобы избежать срыва сроков по проектам стоит четко ставить задачи на неделю и проверять их. Избыточности и бюрократии при этом избегайте. Можно устраивать созвоны отделом через тот же Teams, там нет ограничения на количество участников.
Контролируйте график
Сотрудники на удаленке не должны выпадать из рабочего графика компании. Иначе получится так, что весь проект ждет, пока кто-то один проснется и приступит к работе. Связь можно держать через мессенджеры: банальная перекличка с утра поможет выявить того, кто не на рабочем месте. Да и сотрудники станут дисциплинированнее, зная, что с утра их проверят. Если у вас коммуникации строятся через e-mail, то пришло время добавить какой-то мессенджер. К примеру, недавно возродилась ICQ — теперь это ICQ New, где все привычно и удобно: голосовые сообщения, стикеры, каналы и чаты. Кроме того, если вы помните свой старый «восьмизнак», то заново регаться не придется. А еще там добавили систему быстрых ответов на сообщения и расшифровку голосовых сообщений в текст.
Выстройте рабочую среду
Просто мессенджера и VPN-сети вам не хватит. Лучше сразу согласовать формат связи, инструменты для отслеживания задач и процесса их выполнения, инфраструктуру для совместной работы. После внедрения убедитесь, что люди освоили новые программы на требуемом уровне и у всех есть нужные доступы. Уже упомянутый Microsoft Team в этом плане удобен, так как он предоставляет весь нужный функционал и сложностей при внедрении не вызывает.
Простейшая гимнастика
Если человек работает из дома, то за экранами разных устройств он проводит 90% своего времени. На здоровье это сказывается плохо, а самостоятельно сотрудники за физические упражнения готовы приниматься не всегда. При таком раскладе хорошо бы организовать хотя бы какие-то физические упражнения: фирмы побогаче могут позволить себе онлайн-тренера, победнее — просто составить программу зарядки. Возможно в каждом отделе найдется человек, готовый вести онлайн-упражнения по утрам? Эта идея, кстати, не взята с потолка — в некоторых фирмах такие энтузиасты-блогеры нашлись. И это неразрывно связано со следующим пунктом.
Совместные посиделки в режиме онлайн
Люди лучше работают вместе, если знают друг друга. Та часть сотрудников, что в офисе практически не появляется, очень быстро оказывается вычеркнута из социальной жизни компании. Сотрудники не общаются, иногда даже не знают, как выглядят их коллеги, их ничего не связывает — эффективность взаимодействия между людьми и отделами падает. Чтобы это нивелировать, можно хотя бы во время корпоративных праздников, приглашать всех в офис или же устраивать коллективные созвоны. Пока же все трудятся из дома неплохо работает формат пятничных посиделок по видеосвязи. Это и сотрудникам поможет расслабиться, и внутренние контакты между людьми наладит.
Продолжаем учиться
Если сотрудник работает из дома — вы все еще можете инвестировать в его знания и квалификацию. Часть курсов всегда была доступна онлайн, многие дают неплохие скидки на время пандемии. Если лишних денег нет, то можно составить список бесплатных ресурсов и разослать его работникам — возможно, они выберут что-то себе по душе.
Оставьте шанс расти
Одна из причин, по которой сильные специалисты не хотят идти на удаленную работу — там сложно продвинуться по служебной лестнице. И это не связано с тем, что из дома человек хуже работает или не желает развиваться. Правило простое: работник не находится в офисе, его не видит начальство — вопрос его повышения волнует всех в последнюю очередь. Крупные и перспективные проекты тоже проходят мимо. Удаленные сотрудники воспринимаются как винтики в общем механизме, которые выполняют определенную работу и требуют строго определенной суммы на свое содержание (да, премии «удаленщики» порой тоже не видят).
Если хотите, чтобы удаленку в вашей компании не воспринимали как финал карьеры, — постарайтесь выстроить систему карьерного роста и премий для тех, кто работает в режиме home office.
Если у вас остались вопросы по выстраиванию удаленной работы и продуктам, которые для этого можно использовать, — попробуйте воспользоваться инструкцией от Softline. Ребята рассмотрели все аспекты.
Это тоже интересно: